Điểm danh các “bầu show” phía sau loạt sự kiện online của Greenwich Việt Nam

Dù đang trong giai đoạn học trực tuyến nhưng sinh viên ĐH Greenwich (Việt Nam) vẫn được tham gia rất nhiều sự kiện online thú vị. Phía sau những hoạt động đó là các “bầu show” tâm huyết – các anh chị cán bộ luôn sáng tạo để mang đến nhiều trải nghiệm cho sinh viên.

Người tổ chức sự kiện cần thấu hiểu sinh viên

Chị Mai Đoàn Ngọc Tuyết Oanh hiện là Trưởng Ban CTSV ĐH Greenwich (Việt Nam) – cơ sở Đà Nẵng, cũng là “chủ xị” của nhiều chương trình đình đám cho sinh viên ở đây. Theo chị Oanh, trong giai đoạn học trực tuyến, việc “thích nghi” để tổ chức sự kiện online là một thách thức khá lớn nhưng đó đã là câu chuyện của 2020. Sang 2021, chị lại cảm thấy đây là cơ hội hơn là thách thức và khó khăn: Cơ hội kết nối sinh viên gần hơn, tiện lợi hơn và hiệu quả về chi phí hơn. “Khi sinh viên đã có hơn một năm để hiểu về câu chuyện “thích ứng” thì tỉ lệ sinh viên tiếp cận các sự kiện online tại ĐH Greenwich (Việt Nam) đang cao gấp 5 – 7 lần các sự kiện offline. Ngoài các sự kiện online có tính tương tác toàn quốc với số lượng đến gần 1000 sinh viên cho mỗi sự kiện thì các CLB cũng đạt số lượng sinh viên tham gia sự kiện rất tốt”, chị nói.

Với chỉ tiêu thách thức đặt ra cho OKR là 100% sinh viên tham gia hoạt động sự kiện và CLB trong 1 học kỳ thì khó khăn lớn nhất với chị Oanh và cả Ban hiện nay là làm thế nào để xây dựng thói quen cho sinh viên tham gia sự kiện ngoài việc học.

Để làm được điều này, chị Oanh và các đồng đội đã đầu tư về ý tưởng, nghiên cứu các nền tảng trực tuyến, cách tiếp cận mới với người tham dự, học được cách kết nối với các diễn giả. Quan trọng nhất chính là sự kết nối với các CLB để hiểu về sinh viên Gen Z, biết các bạn thích gì, muốn gì, sau đó kết hợp với các thầy cô bộ môn để giúp các bạn vừa học vừa chơi hiệu quả. “Mỗi học kỳ, ĐH Greenwich (Việt Nam) – cơ sở Đà Nẵng luôn có các sự kiện kết hợp với các bộ môn như các chương trình Company Visit Online lên đến gần 500 sinh viên, các cuộc thi cho sinh viên như GSE – Greenwich Seeds of Entrepreneurship, Coding Challenge toàn quốc hay TEDx của Tiếng Anh… Gần đây, mình cũng cùng các đồng nghiệp ba miền tổ chức Greenwich Talk Series: GenZ – What’s Next? nhận được sự hưởng ứng của rất nhiều sinh viên ĐH Greenwich (Việt Nam) cả nước, các sự kiện Khởi nghiệp, EQ bắt sóng cảm xúc, Cuộc thi lồng tiếng phim Voiceover…”, chị Oanh kể.

“Chinh chiến” ở nhiều chương trình, chị Oanh cũng không ít lần gặp phải những tình huống dở khóc dở cười. “Mình nhớ nhất là Lễ Khai giảng đón tân sinh viên K10 vừa rồi. Mình có “lỡ lời” mời sinh viên… hát cùng của ca sĩ Trúc Nhân. Kết quả tụi nhỏ thuộc lời hơn cả ca sĩ, giành mic hát hết chương trình luôn. Ban tổ chức chỉ biết cười trong bất lực thôi”, chị nói.

Chú trọng format, thay đổi concept thường xuyên

Sinh viên ĐH Greenwich (Việt Nam) – cơ sở Hà Nội có lẽ không ai là không biết anh Nguyễn Đức Thuận – Cán bộ tổ chức sự kiện. Anh Thuận chính là người đứng sau hàng loạt các sự kiện đình đám như các chương trình break-time X-file, Hạ Hỏa, chuỗi hoạt động chào tân sinh viên online – FGW’s Journey Day ver 2… Ngoài ra anh cũng thường xuyên hỗ trợ các bạn sinh viên, các CLB trong việc tổ chức các hoạt động ngoại khoá, phối hợp cùng các bạn để tổ chức sự kiện…

Các sự kiện do anh tổ chức đều có điểm chung là được đầu tư chỉn chu về mặt hình ảnh, concept đến khâu tổ chức, truyền thông và luôn nhận được nhiều sự hưởng ứng từ sinh viên. “Trong giai đoạn học online này, các cán bộ làm tổ chức sự kiện như mình có rất nhiều khó khăn và hạn chế. Có thể kể đến như khó kiểm soát chất lượng chương trình, sinh viên không hào hứng tham gia, các nền tảng để tổ chức hạn chế về tính năng…”, anh Thuận nói.

Để giải quyết các vấn đề này, anh Thuận và các đồng đội vẫn luôn cố gắng kiểm soát chất lượng các chương trình thật tốt. Anh đã xây dựng đội ngũ Ban tổ chức đông đảo hơn cũng như tổ chức duyệt chương trình kỹ càng hơn, chạy thử 3 đến 4 lần thay vì 1 đến 2 lần như offline.

“Mình cũng thường xuyên thay đổi format các event, chú trọng mặt hình ảnh đặc sắc vì đây sẽ là yếu tố quan trọng giúp sự kiện có thể thu hút các bạn trẻ. Nội dung event cũng cần xây dựng theo phong cách “bí ẩn” để tạo sự tò mò, lôi cuốn các bạn ấy tham gia. Mình cũng kết hợp sử dụng nhiều nền tảng cùng một lúc để chương trình trở nên đa dạng, sinh động hơn”, anh nói.

Khi được hỏi về bí quyết giúp mình có thể mang đến nhiều sự kiện hấp dẫn như vậy. anh Thuận trả lời, đó là nhờ sự gần gũi của anh với sinh viên: “Mình thường đặt bản thân vào chính những người tham gia để hiểu được tâm lý các bạn sinh viên. Chỉ có như thế mới nghĩ ra được những sự kiện khiến các bạn quan tâm, thích thú đón nhận”. Anh cũng cho rằng, thời gian dài phải học online khiến các bạn sinh viên không khỏi cảm thấy nhàm chán, và chính các bạn cũng trông chờ nhiều hoạt động từ nhà trường. Và điều anh làm là góp phần giúp sinh viên có thể những trải nghiệm mới, kết nối mọi người với nhau.

Khó khăn lớn nhất khi làm sự kiện online là thay đổi tư duy

Đó là chia sẻ từ anh Phan Hải Đằng – cán bộ CTSV tại ĐH Greenwich (Việt Nam) – cơ sở Cần Thơ. Vốn đã quen làm sự kiện offline, giai đoạn đầu khi chuyển sang làm online bản thân anh Đằng đã rất vất vả để vượt qua suy nghĩ “online mình sẽ làm gì, mình không thể làm được sự kiện online mất…”. Khó khăn của anh cũng nhiều bạn bè đồng nghiệp khác là làm sao để tổ chức sự kiện online mà vẫn thu hút như làm offline, làm sao để sinh viên tập trung tham gia cùng mình thông qua màn hình điện thoại/laptop…

Nhưng anh đã học được cách thích ứng, biến thách thức thành cơ hội để mang đến nhiều sự kiện hay cho sinh viên. Một số sự kiện anh Hải Đằng đã tổ chức vô cùng thành công như Workshop: Growth Mindset – Beginning of Success; Greenwich Show: Autumn Arena; Greenwich Chess Championship; Thủ lĩnh sinh viên; To succeed in design; Cuộc thi thiết kế ấn phẩm “Thank you, Việt Nam”; Workshop Gen Z: THE CONQUERORS…

“Phản hồi về các sự kiện này thì có cả 2 chiều khen – chê. Nhưng mình cảm thấy thật may mắn khi đa số các bạn sinh viên ĐH Greenwich (Việt Nam) – cơ sở Cần Thơ đều ủng hộ, tham gia những sự kiện nhiệt tình. Lời khen là niềm vui, sự an ủi sau mỗi chương trình. Còn lời chê chính là động lực để mình làm tốt hơn ở sự kiện sau”, anh Đằng chia sẻ.

Khi được hỏi về bí kíp tổ chức các chương trình thú vị, ý nghĩa, mang lại nhiều giá trị trải nghiệm cho sinh viên, anh Đằng tâm sự: “Đó là “lạc quan” và “dám đương đầu”. Chỉ có thay đổi tư duy như thế mình mới nghĩ ra nhiều ý tưởng hay và dám hiện thực hoá nó. Cùng với đó, cách thu hút sinh viên tốt nhất chính là đầu tư vào nội dung chương trình cho phù hợp, ý nghĩa và đặc biệt”.

Phản hồi tích cực từ sinh viên chính là động lực để cố gắng

Mới công tác tại ĐH Greenwich (Việt Nam) – cơ sở TP.HCM chưa lâu nhưng anh Trần Khánh Toàn đã trở thành một trong những “bầu show” quen mặt với sinh viên thông qua các sự kiện thú vị như: Orientation cho tân Sinh viên, Thủ lĩnh Sinh viên, Lucky Class về chủ đề “I love Greenwich” và chủ đề “Đấu trường âm nhạc”, cuộc thi Goodclass khuyến khích các bạn học tập đầy đủ trong thời gian học trực tuyến… Các hoạt động của các Câu lạc bộ như: Rèn luyện thể thao “Cùng Sport – đẩy lùi Covid”, “Loto Show” của Câu lạc bộ Event, cuộc thi viết “I write my style” của CLB Page Turner…

Ít ai biết được rằng, để tổ chức được những chương trình đó, anh và các đồng nghiệp của mình đã phải vượt qua không ít khó khăn. Bắt đầu vào làm việc ở trường cũng đúng ngay giai đoạn học trực tuyến và cán bộ CTSV cũng làm việc online, anh Toàn vừa phải hoà nhập với môi trường làm việc mới, công việc mới và hình thức làm việc cũng mới mẻ. “Mình ở trọ nên mạng Internet rất “hên xui”, laptop mình bị hư trong giai đoạn giãn cách và việc phối hợp cùng nhau để tổ chức các sự kiện online. Mình phải đăng ký 3G và mượn laptop bạn cùng phòng để làm các sự kiện. Ngoài ra, tụi mình phải sử dụng vừa song song các thiết bị cả laptop và điện thoại để vừa tổ chức và vừa trao đổi với nhau để đảm bảo quá trình diễn ra”, anh nói.

Đây là lần đầu tiên anh cùng đồng nghiệp làm các sự kiện online nên cũng không tránh khỏi nhiều tình huống hài hước. “Điều mình cảm thấy đáng nhớ nhất chính là việc mình bị rớt mạng nhiều lần và đã thử hết cách vẫn không chiếu được clip trong chương trình. Cuối cùng, mình phải nhờ bạn khác chiếu giúp. Hay những lúc làm sự kiện, cần mở mic để tương tác, mình luôn phải ôm laptop ra cầu thang ngồi để tránh tiếng ồn.

Có lần, Ban CTSV của mình quay clip hát chung phục vụ cho sự kiện. Nhưng do “mỗi cây mỗi hoa, mỗi nhà mỗi mạng” nên clip không đều và phải ghép ca sĩ hát còn mỗi người “quẫy” một kiểu”.

Khó khăn là thế, nhưng anh Toàn vẫn luôn cảm thấy may mắn khi có những đồng nghiệp ăn ý trong Ban CTSV ĐH Greenwich (Việt Nam) – cơ sở TP.HCM nên các sự kiện vẫn luôn diễn ra suôn sẻ và nhận được nhiều sự hưởng ứng từ sinh viên. “Khi tụi mình tổ chức chương trình Lucky Class, vào các lớp để giao lưu và đặt những câu hỏi cho các bạn sinh viên trả lời, các bạn rất hưởng ứng và còn mong muốn tuần nào Ban CTSV cũng “ghé” qua. Mình và đồng nghiệp rất vui khi chương trình trong thời điểm online mà nhận được ủng hộ lớn như vậy. Những phản hồi đó chính là động lực lớn để mình và mọi người cùng cố gắng”, anh Toàn kể.

Phía sau những sự kiện hấp dẫn, những chương trình bùng nổ là rất nhiều nỗ lực của các anh chị cán bộ nhằm mang tới nhiều hoạt động trải nghiệm cho sinh viên. Tin rằng, với tinh thần sáng tạo không ngừng và luôn cố gắng vượt qua khó khăn, các anh chị cán bộ tại ĐH Greenwich (Việt Nam) sẽ còn mang tới nhiều bất ngờ hơn nữa, giúp cuộc sống sinh viên luôn đầy ắp trải nghiệm đáng giá.

Trường học trải nghiệm FPT Edu mang đến hệ thống trải nghiệm đa dạng, phong phú và hữu ích, giúp người học có đời sinh viên giàu trải nghiệm, chủ động trang bị năng lực sống để linh hoạt thích ứng với các môi trường sống và làm việc sau tốt nghiệp.

Bên cạnh việc truyền đạt nền tảng kiến thức chuyên môn vững chắc, hệ thống trải nghiệm tại FPT Edu được xây dựng để giúp người học nhận ra thiên hướng của bản thân, có khả năng tự định nghĩa thành công, tự tin theo đuổi con đường của mình.

Với niềm tin càng giàu trải nghiệm càng thành công, Trường học trải nghiệm FPT Edu đồng hành cùng người học trên con đường tự kiến tạo tương lai của chính mình.

Theo fpt.edu.vn

Lịch sự kiện

11Th12

[CT] Talkshow: Successful Start-up with Customer Data Platform

9:30 sáng - 11:30 sángĐại học Greenwich – cơ sở Cần Thơ
11Th12

[HCM] Làm sự kiện trong thời “Bình thường mới” có gì mới?

9:00 sáng - 11:00 sángĐại học Greenwich – cơ sở Tp. Hồ Chí Minh
10Th12

[HCM] Workshop “Machine Learning & IT Career – How To Start it ?”

3:00 chiều - 4:30 chiềuĐại học Greenwich – cơ sở Tp. Hồ Chí Minh
10Th12

[HCM] “Businesses Visiting the School” – Doanh Nghiệp Gõ Cửa

2:00 chiều - 4:00 chiềuĐại học Greenwich – cơ sở Tp. Hồ Chí Minh
09Th12

[HN] Talk show “Personal branding: The art of lighting up yourself”

6:30 chiều - 8:00 chiềuĐại Học Greenwich – cơ sở Hà Nội